Pracodawco pamiętaj!!
Z dniem 1 stycznia 2019 roku weszły istotne zmiany w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z nowymi przepisami dokumentacja musi być przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach zapobiegających przed uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Postać papierowa lub elektroniczna – wybór!
Od 1 stycznia 2019 roku dokumentacja pracownicza może być prowadzona w jednej z dwóch postaci – wersji papierowej lub elektronicznej. Pracodawca powinien dokonać wyboru, czy będzie prowadził całą dokumentację w wersji papierowej czy w postaci elektronicznej. Co ważne, prowadzenie dokumentacji w wersji elektronicznej oznacza konieczność opatrzenia jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
Pracodawco pamiętaj, że zawsze możesz dokonać zmiany postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną i odwrotnie tj. z postaci elektronicznej na postać papierową. Pracodawco, masz obowiązek poinformować pracowników o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz o możliwości odbioru poprzednio prowadzonej dokumentacji, w terminie 30 dni od dnia poinformowania przez pracodawcę. Informacja powinna zostać przekazana pracownikom w sposób przyjęty u pracodawcy.
Obowiązuje krótszy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, dotychczas okres ten wynosił 50, a obecnie 10 lat!
Od 1 stycznia 2019 roku został skrócony okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dotychczas wynosił 50 lat, licząc od chwili ustania stosunku pracy. Okres ten aktualnie wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Pracodawco pamiętaj, że nowy skrócony 10 — letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy pracowników zatrudnionych po dacie 1 stycznia 2019 roku.
Obowiązek zniszczenia dokumentacji!
Pracodawco, masz obowiązek zniszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. Co ważne, obowiązek ten dotyczy zarówno nowych, jak i pracowników zatrudnionych przed datą 1 stycznia 2019 roku. Pracodawco, masz obowiązek sporządzenia protokołu zniszczenia dokumentacji pracowniczej.
Obowiązki informacyjne a świadectwo pracy
W związku z wejściem nowych przepisów w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawca ma nowe obowiązki informacyjne wobec pracowników, przy rozwiązaniu czy wygaśnięciu stosunku pracy. Pracodawco, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy wraz ze świadectwem pracy musisz poinformować pracownika o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości i warunkach odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej oraz zniszczeniu dokumentacji w przypadku jej nieodebrania przez pracownika
w ustawowym terminie.
Każdy były pracownik, za którego złożony został raport informacyjny, ma prawo odebrać dokumentację dotyczącą spraw związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe w terminie 1 miesiąca po upływie 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym złożony był raport informacyjny.
Koniec z wypłatą wynagrodzenia do rąk własnych pracownika
Od 1 stycznia 2019 roku zmieniły się także zasady dotyczące formy wypłaty wynagrodzenia za pracę. Obecnie, zasadą jest wypłata wynagrodzenia przelewem na rachunek bankowy wskazany przez pracownika. Jeżeli pracownik chce, aby wynagrodzenie zostało mu wypłacone do rąk własnych, powinien złożyć stosowny wniosek w tej sprawie.
Pracodawco, miałeś 21 dni, licząc od 1 stycznia 2019 roku na poinformowanie pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie do rąk własnych o obowiązku podaniu numeru rachunku bankowego lub konieczności złożenia wniosku o kontynuowanie wypłaty na dotychczasowych zasadach.
Co jeśli pracownik zwleka z podaniem numeru rachunku bankowego lub złożeniem wniosku o kontynuowanie wypłaty, czyli nie przekazuje informacji zwrotnej w ciągu 7 dni od poinformowania go przez pracodawcę, pracodawca powinien wypłacać wynagrodzenie pracownikowi do rąk własnych.
Podstawa prawna: Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (t.j. Dz.U.
z 2018 roku poz. 917 z późn. zm.).
Autor: Monika Talarczyk – Pogorzelska, radca prawny
stan prawny: 3 lutego 2019 roku